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中國500強:伊泰集團,用藍凌合同管理助力精細化運營

 二維碼 115
發表時間:2020-12-03 15:33

為保障集團合同管理體系規范有序地高效運行,規避合同管理過程存在的風險。近期,伊泰集團攜手藍凌,打造一個高效、合規的合同管理平臺,加強集團型企業的合同標準化、精細化管理。


一、內蒙古伊泰集團


內蒙古伊泰集團有限公司(簡稱“伊泰集團”)成立于1988年3月,是以煤炭生產、運輸、銷售為基礎,集鐵路、煤化工為一體,房地產開發、生態修復及有機農業等非煤產業為互補的大型清潔能源企業。


公司發起成立的內蒙古伊泰煤炭股份有限公司分別在上海(B股)、香港(H股)上市。伊泰集團在2020年度中國企業500強中排名第331位,在全國煤炭企業50強中排名第17位,在內蒙古地方煤炭企業中排名首位,是我國動力煤“4+1”大型煤炭企業和煤炭行業協會協調機制成員單位。



業務分布已延伸至新疆、北京、天津、河北、山西、上海、江蘇、安徽、浙江、福建、廣東、海南、四川、遼寧、湖北等17個國內省區市,以及俄羅斯、澳大利亞等國家。


二、伊泰集團合同管理現狀


隨著集團業務線的拓展,舊的合同管理系統已不能滿足越來越復雜的業務需求,技術運維難度大。伊泰集團的合同管理痛點如下:


1)集團合同類型多、數量大。包含戰略與資本運作類、銷售類、采購類、勘探技術類、工程建設類、征地拆遷類、人力資源類、生產運維類、綜合服務類共九大類。


2)集團&子公司合同審批流程區別大。有的合同需要在子公司與集團之間流轉審批,有的合同僅需在子公司審批。不同金額、類型的合同流程也大有不同。


3)另外,對所有企業來講,合同管理都應關注以下常規風險:


A.未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐,可能導致企業合法權益受到侵害。B.合同未全面履行或監控不當,可能導致企業訴訟失敗、經濟利益受損。C.合同糾紛處理不當,可能損害企業利益、信譽和形象。


三、集團合同管理六大亮點功能


經過審慎調研,針對伊泰集團的合同特點,藍凌為集團定制一套覆蓋“合同準備—起草—審批—簽訂—履約—終結—檔案管理”,集信息、業務和統計分析于一體的合同全周期管理平臺。平臺主要包括以下亮點功能:



1.相對方批量導入、支持黑名單操作


平臺支持批量導入合同相對方數據,進行流程審批時,可輸入多個相對方,輕松、便捷實現多方合同的簽訂;而且相對方可以拉入黑名單,并同步集團其他平臺。



2.合同范本引用、文本起草


員工提前將集團常用的合同范本(物資采購類、工程建設類、人員培訓發展類、價格確認函等)錄入平臺,建立專屬于伊泰集團的合同范本庫;實際使用中,直接引用合同范本快速起草合同,填入基本信息(簽訂方、金額等),同時可以針對各個重要履約節點設置定時提醒。



3.合同審批、簽訂、復核


合同審批通過后,發起合同簽訂流程,集團公章管理員審核合同授權書等資質文件,通過后,合同發起人直接從系統打印/導出合同,支持線上、線下蓋章;簽訂流程結束后,需要上傳掃描后的合同原文件,進行復核和歸檔。



4.合同信息同步財務共享中心


合同復核完成后,將合同信息推送至財務共享平臺,財務共享平臺可根據合同編號查看合同正文信息,加強業財聯動。


5.“計劃、驗收、結算、結項”的履約閉環


構建從履約計劃—階段驗收—結算管理—合同結項全過程的閉環履約管理,隨時跟進合同的履約進度,實時查詢每一份合同的執行進度、履約評估及合同收付結算情況。



6.統一臺賬幫助領導洞察經營狀況


把已簽訂合同的電子文件存進系統,按合同分類對電子文件進行存檔,建立統一的合同臺賬,實現對所有合同的統一管理。通過報表工具,用戶可以一鍵生成多種類型的圖表,讓合同數據可視化,幫助企業高層時時洞察企業經營狀況。


四、項目應用價值


伊泰集團的合同管理平臺項目,既是集團科學管理合同的最佳實踐,也體現了集團善用數字化手段賦能發展運營。合同管理平臺投入使用后,為集團帶來如下實用價值:


■合同審批流程規范化、標準化


平臺根據集團特點對合同進行分類,并對相應的審批流程進行了規范化、標準化管理,借助藍凌OA平臺(EKP)的先進性,實現了合同的批量、快速維護。


□線上審批規避合同隱性風險


合同文檔從審批到打印始終是線上進行,避免了合同簽訂過程中文本變更和篡改的可能性,節省了文本核對的工作,提高了合同簽訂效率。


■提高業、財人員的工作效率


通過與財務共享平臺的對接,實現了合同付款的有效管控,節省了業務人員和財務人員線下核對合同付款信息的過程,提高了合同付款的效率和安全性。


□圖表化合同臺賬支撐管理決策


通過支持全集團、全分類的合同進行線上流轉,方便系統形成統一、完整的合同臺賬,并可以快速生成圖表,大大提高了合同臺賬的統計效率,有效支撐經營決策。


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